Zatory płatnicze mogą spowodować niewypłacalność przedsiębiorcy i doprowadzić do jego upadłości, albo konieczności restrukturyzacji. To najwyższa cena, jaką przedsiębiorca może zapłacić za brak monitorowania terminów zapłaty wystawionych faktur VAT.  W tym artykule opowiem, dlaczego warto przeznaczyć zasoby czasu i energii na te czynności.

Duże przedsiębiorstwa mają działy windykacji, albo przynajmniej komórki merytoryczne (jedno – dwa stanowiska pracy), które odpowiadają za sprawną windykację należności i przypływ należnych środków finansowych. Mikroprzedsiębiorcy nie stać na tworzenie działu, albo odrębnego stanowiska pracy. Może jednak monitorować swoich dłużników osobiście lub zlecając to pracownikowi odpowiedzialnemu za obsługę administracji biura. Co daje wiedza o tym, ile dłużnik zwleka z zapłatą i jak duży jest dług? Z perspektywy prawno-finansowej bardzo dużo.

Okres opóźnienia 

Okres opóźnienia mówi dwie rzeczy – w jakiej kondycji finansowej jest dłużnik oraz w jakiej kondycji jest procedura windykacji długów. Nie opłaca się zwlekać z windykacją, bo nie wiadomo, czy:

• dłużnik nie złoży wniosku o restrukturyzację,
• dłużnik nie złoży wniosku o ogłoszenie upadłości,
• dłużnik nie wyzbędzie się jedynego majątku, z którego możliwe byłoby prowadzenie egzekucji.

Windykacja nie zaczyna się od złożenia pozwu

Sprawność windykacji nie musi być oceniana na podstawie tego, jaki próg opóźnienia decyduje o natychmiastowym skierowaniu pozwu do sądu o zapłatę. To ważny element, jednak pamiętajmy, że są też inne środki. Po pierwsze, przypomnienie o płatności (albo wprost: wezwanie do zapłaty), może zasygnalizować dłużnikowi, że jego wierzyciel jest świadomy długu i chce go odzyskać. Po drugie, propozycja ugodowego zakończenia sporu (np. spłata w ratach), może doprowadzić do wyegzekwowani długu bez konieczności kierowania sprawy do sądu.

Wymarzony klient/kontrahent

W przypadku świadczenia usług portfel stałych klientów zapewnia bezpieczeństwo finansowe. Jeżeli jednak stały (lub co gorsza główny) klient notorycznie spóźnia się z zapłatą faktur VAT, warto zadać sobie pytanie, czy jeszcze istnieje zaufanie, tak niezbędne do kontynuowania współpracy. Problemy z płatnościami, które nie są incydentalne, to ważny sygnał dla przedsiębiorcy, że czas nawiązać współpracę z klientem, który będzie tę współpracę szanował, m.in. regulując w terminie płatności. Monitorując terminy zapłaty faktur VAT, masz obraz tego, jakie jest podejście klientów i czy warto kontynuować współpracę gospodarczą.

Warto ustalić pewien próg opóźnienia/wysokości nieuregulowanych należności, który będzie podstawą do zakończenia współpracy. Warto uwzględnić to w umowie z klientem.

Ryzyko przedawnienia

Brak monitorowania terminów zapłaty faktur VAT oraz zwlekanie z podjęciem windykacji to główne przyczyny przedawnienia długu. Instytucja przedawnienia, której przeznaczyłam listopadowo – grudniowy cykl artykułów na LinkedIn, ma mobilizować wierzyciela do działania. Wierzyciel, który nie wie, że dłużnik zwleka z zapłatą, nie podejmuje żadnych działań. Nie jest świadomy tego, że roszczenie może się przedawnić.

Wierzyciel, który wie o długu, ale nic nie robi – np. nie sprawdza, jaki jest termin przedawnienia danego długu – również ryzykuje utratą możliwości wyegzekwowania roszczenia. W przypadku opóźnienia w zapłacie warto od razu ustalić termin przedawnienia i zaplanować działania windykacyjne w taki sposób, aby pozew o zapłatę został złożony przed upływem terminu przedawnienia. Tego nie da się zrobić bez sprawnego monitorowania, czy faktury zostały opłacone.